Kinh nghiệm mua thiết bị

(TBKTSG) - Việc mua sắm những thiết bị công nghệ của nước ngoài không chỉ đơn giản là… thanh toán-giao hàng, mà đòi hỏi phải rất bài bản từ việc lập ban quản lý dự án, tổ chức đấu thầu đến sản xuất thử, huấn luyện nhân sự và chuyển giao công nghệ.

Giám đốc kỹ thuật một công ty sản xuất gạch men kể chuyện công ty ông đã mất hai năm để nhập một dây chuyền sản xuất về rồi… để đó! Nguyên nhân: giá mua thiết bị quá cao, công nghệ sản xuất lại không nắm vững, dẫn đến sản phẩm làm ra vừa có giá cao hơn sản phẩm nhập khẩu, lại không đáp ứng được yêu cầu của thị trường.

Câu chuyện bắt đầu từ khi ban lãnh đạo công ty nhận thấy cần đầu tư sản xuất men frit [dùng phủ lớp tráng trong các sản phẩm sành sứ, gạch men], vì thị trường trong nước lúc đó vẫn phải nhập khẩu hoàn toàn loại nguyên liệu này.

Kế hoạch thì có nhưng khâu duyệt dự án lại mất rất nhiều thời gian. Đến khi hay tin có một công ty ở Huế đã mua công nghệ và sản xuất thành công men frit, ban lãnh đạo công ty mới hối thúc phải triển khai gấp dự án.

Dự án dùng dằng mãi hai năm không duyệt, khi được duyệt thì ban lãnh đạo lại yêu cầu phải trình gấp các đơn chào hàng trong vòng hai tuần lễ.

Vị giám đốc này kể bộ phận kỹ thuật của công ty không có thời gian mời tư vấn; bên bán hàng cũng không có thời gian để cân nhắc các hạng mục, phụ tùng lắp ráp… từ các nhà cung cấp để vừa đảm bảo chất lượng, vừa có giá cạnh tranh cho đơn hàng.

Rốt cuộc, để mua được thiết bị tốt công ty chỉ còn cách trả giá cao. Nhưng dự án đến nay vẫn… tiếp tục chờ nhân viên ra nước ngoài học công nghệ về mới có thể vận hành.

“Trong khi đó công ty sản xuất thành công men frit nêu trên đã có sự chuẩn bị kỹ lưỡng, đàm phán chặt chẽ cho việc mua thiết bị mới, từ đó họ có thời gian được chuyển giao công nghệ và đưa nhân sự ra nước ngoài huấn luyện”, giám đốc này nói.

Trình bày tại hội thảo “Kỹ năng đàm phán mua thiết bị công nghệ nước ngoài”, do Công ty Tư vấn Đào tạo L&A tổ chức vừa qua, TS.Nguyễn Tường Bách, người từng nhiều năm làm việc tại các tập đoàn, dự án khu công nghiệp ở châu Âu, đã chia sẻ những kinh nghiệm trong việc đàm phán mua thiết bị công nghệ nước ngoài. Theo đó, bên mua hàng cần có thời gian tìm hiểu thông tin thật kỹ về thiết bị muốn mua, để đến khi đàm phán thì không nhân nhượng về chất lượng của đơn hàng.

“Nhìn chung, thiết bị phải đảm bảo bền tốt ít nhất là 20 năm; sản phẩm phải đáp ứng được yêu cầu của thị trường. Để mua được những thiết bị có chất lượng đảm bảo, bên mua hàng ngoài việc bỏ thời gian tìm hiểu và đàm phán, còn cần biết đặt hàng chính xác về nhãn hàng, quy cách… chứ không chỉ đưa ra một đơn hàng chung chung. Những điều kiện đặt ra này dẫn đến giá thiết bị cao, vì thế cần tổ chức đấu thầu hay yêu cầu các bên bán hàng chào giá cạnh tranh”, ông Bách chia sẻ.

Đấu thầu hay chào giá cạnh tranh?

Theo ông Bách, chào giá cạnh tranh là phương pháp mua bán linh hoạt, ít tốn thời gian và không cần tư vấn. Bên mua hàng ngoài việc kêu gọi nhiều nhà cung cấp chào giá, cần chú ý đến thời gian chào giá, đơn hàng đặt mua và mục tiêu làm ăn sau này của bên bán hàng.

Chẳng hạn, một số nhà cung cấp sẽ chỉ đưa ra giá cạnh tranh nếu thấy được cơ hội phát triển kinh doanh sau này ở thị trường hay khu vực của nơi đặt hàng; nhà cung cấp mong có quan hệ sau đó với bên mua hàng; hoặc họ đang làm ăn tốt ở thị trường này nên không muốn đánh mất thị phần. Vì thế, bên mua hàng cần nghiên cứu kỹ các yếu tố trên để chủ động yêu cầu bên bán chào giá cạnh tranh.

Bên cạnh đó, yếu tố thời gian khi đặt hàng cũng ảnh hưởng nhiều đến việc bên bán đưa ra giá thông thường hay chào giá cạnh tranh. Như câu chuyện của công ty gạch men ở trên, vì yêu cầu chào giá trong thời gian quá ngắn, nên bên bán thường chọn cách chào giá cao để không bị thiệt.

Về phương pháp đấu thầu, ông Bách cho rằng bên mua hàng nên tổ chức đấu thầu nếu có quy định (theo pháp luật Việt Nam), hoặc khi tiến hành mua bán các dự án lớn, người mua không có nhiều thông tin về thiết bị định mua… Ưu điểm của phương pháp này là bên mua có hợp đồng mẫu để tham khảo, hồ sơ đấu thầu chính xác, thang điểm rõ ràng, hồ sơ đấu thầu sẽ trở thành phụ lục hợp đồng… Tuy nhiên, phương pháp này có khuyết điểm là mất nhiều thời gian, phí tổn cho chuyên gia…

Để có thể đánh giá chính xác bảng chào hàng/nhà cung cấp, theo ông Bách, bên mua ngoài việc căn cứ trên hồ sơ đấu thầu, còn phải xét đến kinh nghiệm kinh doanh, khả năng tài chính của nhà sản xuất thiết bị; đồng thời nên trực tiếp đi tham quan nhà máy sản xuất thiết bị và tham khảo các dự án tương tự họ từng thực hiện.

“Cụ thể, một nhà cung cấp thiết bị có trình độ sản xuất, chất lượng hàng hóa được đảm bảo thì không thể thiếu bộ phận nghiên cứu và phát triển. Vì thế, giá cả chào hàng chỉ là phần… tham khảo trong các thương vụ mua bán thiết bị công nghệ”, ông Bách giải thích.

Lập ban quản lý dự án

Thành lập ban quản lý dự án là việc đầu tiên các doanh nghiệp mua thiết bị công nghệ nước ngoài cần nghĩ đến. Ban này có tối thiểu 2-3 người, gồm các giám đốc công trình, kỹ thuật và tài chính. Theo ông Bách, ban quản lý dự án phải được lãnh đạo công ty quyết định thành lập, để có quyền hạn và trách nhiệm hoàn toàn về các vấn đề đối ngoại, đối nội, thời gian thực hiện và chi phí của dự án. Ban quản lý dự án sẽ thực hiện các công việc cụ thể như sau:

- Tìm hiểu các dự án tương tự trong và ngoài nước [để biết dự án sắp triển khai mang tính bảo thủ hay đột phá].

- Hình dung sơ bộ về thiết bị sắp mua (“đắt-rẻ” về giá thành cân nhắc với “tốt-xấu” về chất lượng). Các yếu tố cần được cân nhắc: tuổi thọ của thiết bị; chất lượng sản phẩm làm ra…

- Thiết bị phải nhập khẩu đồng bộ hay có thể sử dụng phụ tùng nội địa thay thế. Theo ông Bách, một số thiết bị như bình chứa trong nhà máy sản xuất bia, ống dẫn [dầu, nước…], băng tải trong dây chuyền sản xuất… không cần mua ở nước ngoài, vì chất lượng hàng trong nước có thể đảm bảo.

- Thiết bị mua về cần chú trọng nhiều ở công nghệ hiện đại hay tính bền chắc. Chẳng hạn, có những thiết bị điện tử chỉ thích hợp trong phòng lạnh, nên sẽ rất dễ hư hỏng nếu được sử dụng ngoài trời.

- Nguồn chất xám, chuyên viên nội địa; vấn đề bản quyền; chuyển giao công nghệ; thuê chuyên gia nước ngoài…

Đặt hàng nhà cung cấp

Đây là công việc tiếp theo sau việc thành lập ban quản lý dự án. Yêu cầu đặt hàng gửi đến nhà cung cấp không nên quá sơ sài, kiểu như chỉ cần nêu tên gọi, công năng của thiết bị muốn mua và yêu cầu bên bán chào giá. Thay vì thế, các yêu cầu đặt hàng nhà cung cấp nên thật chi tiết, cụ thể từng hạng mục như:

- Người mua cần được cung cấp một phần hay toàn bộ thiết bị? Nếu chỉ mua một phần thiết bị, tính đồng bộ của các bộ phận còn lại cần được đảm bảo ở mức nào? Còn khi mua toàn bộ thiết bị, người mua cũng nên đòi hỏi người bán cho biết các phụ tùng trong thiết bị là của một hay nhiều nhà cung cấp khác nhau.

- Nên có yêu cầu về phụ tùng thay thế cho 1-2 năm đầu tiên. Từng có chuyện một nhà máy phải ngưng sản xuất cả tuần lễ, để chờ đặt mua từ nhà sản xuất nước ngoài một chiếc gioăng trị giá… vài euro.

- Các vấn đề về kinh tế, tài chính của bên mua hàng; điều kiện thanh toán, bao tiêu sản phẩm của bên bán hàng. Thông thường, bên mua sẽ đặt cọc 10% giá trị hợp đồng; 80% được dùng để mở tín dụng thư và giữ lại 10% chờ khi thiết bị hoạt động ổn định mới thanh toán.

- Chi phí thuê chuyên gia cho các vấn đề về chuyển giao công nghệ, huấn luyện nhân viên, sản xuất thử…

Bên cạnh đó, người mua hàng cũng cần chú ý đến các điều kiện khiếu nại bên bán về thiếu công suất máy, chậm tiến độ lắp đặt, tiêu hao nhiên liệu quá mức cho phép… Theo đó, bên bán sẽ chịu phạt nếu:

- Công suất máy thiếu 2% [chỉ hoạt động 98% công suất trở xuống].

- Thời hạn giao hàng/lắp đặt thiết bị trễ hai tuần.

- Nhiên liệu hao hụt hơn 5%.

VĂN HÓA