Các dự án tồn tại trong một hệ thống lớn hơn, chẳng hạn như một cơ quan chính phủ, tổ chức hoặc thỏa thuận hợp đồng. Để ngắn gọn, tiêu chuẩn này sử dụng thuật ngữ tổ chức (organization) khi đề cập đến các cơ quan chính phủ, doanh nghiệp, các thỏa thuận hợp đồng, liên doanh và các thỏa thuận khác. Tổ chức tạo ra giá trị cho các bên liên quan. Ví dụ về các cách mà các dự án tạo ra giá trị bao gồm, nhưng không giới hạn ở:
- Tạo sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả mới đáp ứng nhu cầu của khách hàng hoặc người dùng cuối;
- Tạo ra những đóng góp tích cực cho xã hội hoặc môi trường;
- Cải thiện hiệu quả, năng suất, hiệu quả hoặc khả năng đáp ứng;
- Thực hiện các thay đổi cần thiết để tạo điều kiện thuận lợi cho việc chuyển đổi tổ chức sang trạng thái mong muốn trong tương lai; và
- Duy trì các lợi ích được kích hoạt bởi các chương trình, dự án hoặc hoạt động kinh doanh trước đó.
2.1.1 CÁC THÀNH PHẦN CUNG CẤP GIÁ TRỊ (VALUE DELIVERY)
Có nhiều thành phần khác nhau, chẳng hạn như danh mục đầu tư, chương trình, dự án, sản phẩm và hoạt động, có thể được sử dụng riêng lẻ và tập hợp chung để tạo ra giá trị. Làm việc cùng nhau, các thành phần này tạo thành một hệ thống để cung cấp giá trị phù hợp với chiến lược của tổ chức.
Hình 2-1 cho thấy một ví dụ về một hệ thống cung cấp giá trị có hai danh mục đầu tư bao gồm các chương trình và dự án. Nó cũng cho thấy một chương trình độc lập với các dự án và các dự án độc lập không liên quan đến danh mục đầu tư hoặc chương trình. Bất kỳ một dự án hoặc một chương trình nào cũng có thể tạo ra các sản phẩm. Hoạt động (Operation) có thể hỗ trợ và ảnh hưởng trực tiếp đến danh mục đầu tư, chương trình và dự án cũng như các chức năng kinh doanh khác, chẳng hạn như tính lương, quản lý chuỗi cung ứng, v.v. Danh mục đầu tư, chương trình và dự án ảnh hưởng lẫn nhau cũng như ảnh hưởng đến hoạt động.
Như thể hiện trong Hình 2-2, Hệ thống cung cấp giá trị (Value Delivery System) là một phần của môi trường nội bộ của tổ chức tuân theo các chính sách, thủ tục, phương pháp luận, khuôn khổ, cơ cấu quản trị, v.v. Môi trường bên trong (Internal Environment) tồn tại bên trong của Môi trường bên ngoài (External Environment) lớn hơn, bao gồm nền kinh tế, môi trường cạnh tranh, các ràng buộc về luật pháp, v.v. Mục 2.4 cung cấp chi tiết hơn về môi trường bên trong và môi trường bên ngoài.
Các thành phần của Hệ thống cung cấp giá trị tạo ra các hạng mục bàn giao (deliverables) được sử dụng để tạo ra kết quả (outcomes). Một kết quả là kết quả cuối cùng hoặc hệ quả của một quá trình hoặc một dự án. Tập trung vào các kết quả đạt được, các lựa chọn và các quyết định nhấn mạnh hiệu suất dài hạn của dự án. Kết quả tạo ra lợi ích (benefits), là các phần tăng thêm mà tổ chức nhận được. Lợi ích, đến lượt nó, tạo ra giá trị (value), là thứ có giá trị, tầm quan trọng hoặc hữu ích.
2.1.2 DÒNG THÔNG TIN (INFORMATION FLOW)
Hệ thống cung cấp giá trị hoạt động hiệu quả nhất khi thông tin và phản hồi được chia sẻ nhất quán giữa tất cả các thành phần, giữ cho hệ thống phù hợp với chiến lược và hài hòa với môi trường.
Hình 2-3 cho thấy một mô hình của luồng thông tin trong đó các mũi tên màu đen đại diện cho thông tin từ lãnh đạo cấp cao đến danh mục đầu tư; từ danh mục đầu tư đến chương trình và dự án; sau đó từ chương trình, dự án đến hoạt động. Ban lãnh đạo cấp cao chia sẻ thông tin chiến lược với các danh mục đầu tư. Danh mục đầu tư chia sẻ kết quả mong muốn (outcomes), các lợi ích (benefits), và các giá trị (value) với các chương trình và các dự án. Hạng mục bàn giao (deliverables) từ các chương trình, các dự án được chuyển cho các hoạt động cùng với thông tin về hỗ trợ và bảo trì các hạng mục đã được bàn giao.
Các mũi tên màu xám nhạt trong Hình 2-3 đại diện cho dòng thông tin ngược lại. Thông tin từ các hoạt động đến các chương trình và dự án để đề xuất các điều chỉnh, sửa chữa và cập nhật cho các hạng mục bàn giao. Các chương trình và dự án cung cấp thông tin về hiệu suất và tiến độ để đạt được các kết quả, lợi ích và giá trị mong muốn cho các danh mục đầu tư. Danh mục đầu tư cung cấp đánh giá về hiệu suất của danh mục đầu tư cho các lãnh đạo cấp cao. Ngoài ra, các hoạt động cung cấp thông tin về mức độ tiến triển của chiến lược của tổ chức.
Nhận xét
Đăng nhận xét