Chi phí nhân sự

(TBKTSG) - Lời giải hợp lý cho bài toán chi phí nhân sự xem ra không chỉ là việc thực hành các biện pháp cắt giảm, bởi vấn đề sau đó còn có thể liên quan đến pháp luật…

Cân nhắc các giải pháp

Phần thảo luận tại một cuộc tọa đàm về chi phí nhân sự, do Công ty L&A tổ chức gần đây, đã sôi nổi hẳn lên với những chia sẻ đầy băn khoăn của các doanh nghiệp về việc cắt giảm chi phí nhân sự trong thời kỳ làm ăn khó khăn.

Giám đốc một công ty chứng khoán nói rằng ông không tiến hành tinh lọc nhân sự để cắt giảm chi phí, vì nguồn nhân lực được tuyển vừa qua của công ty là đúng theo nhu cầu. Thay vào đó, ông cho họp toàn thể nhân viên để kêu gọi mọi người cùng thông cảm với khó khăn chung.

Kết quả sau đó đã có những hiệu ứng tích cực: cấp quản lý tự xin giảm 40% lương; nhân viên xin giảm lương 20%. “Nhờ vậy mà chi phí lương hơn 1 tỉ đồng giảm xuống còn 500-600 triệu đồng/tháng. Công ty không cần giảm người mà vẫn giảm đáng kể chi phí”, ông hào hứng kể.

Tuy nhiên, có những doanh nghiệp do đặc thù ngành nghề nên rất khó giảm nhân sự hay giảm lương. Một công ty trong lĩnh vực điện lạnh do thường xuyên sử dụng dịch vụ thuê nhân lực bên ngoài (outsourcing) nên chỉ có thể giảm chi phí bằng cách tìm nhà cung ứng dịch vụ hiệu quả hơn. Một công ty cung cấp dịch vụ tàu viễn dương đã phải tăng lương cho nhân viên 40%, vì nhân lực trong ngành này rất khan hiếm.

“Chúng tôi chỉ có thể giảm các chế độ thưởng, các chi phí hoạt động kinh doanh chứ không thể giảm lương”, giám đốc nhân sự công ty này chia sẻ.

Thông thường, các doanh nghiệp sẽ tìm cách cắt giảm chi phí, trong đó có chi phí nhân sự, ở giai đoạn làm ăn khó khăn. Nhưng theo ông Dương Tấn Phong, quyền Giám đốc điều hành Bệnh viện Việt Pháp, việc này chỉ có kết quả tạm thời. Theo đó, công ty có thể đạt được mục tiêu lợi nhuận trước mắt nhưng về lâu dài, vị thế cạnh tranh bền vững của công ty có thể khó được cải thiện. Vì thế, ông Phong cho rằng cần kiểm soát hơn là cắt giảm chi phí nhân sự.

“Chi phí nhân sự không được tách rời khỏi tổng chi phí của công ty, đồng thời phải đảm bảo được các mục tiêu lâu dài như tăng trưởng doanh thu, đạt lợi nhuận mục tiêu và cân đối các giá trị gia tăng của doanh nghiệp”, ông Phong nêu giải pháp.

Bà Nguyễn Thị Thu Giao, Giám đốc nhân sự Công ty Dược Astra Zeneca, chia sẻ thêm các giải pháp cắt giảm chi phí nhân sự được áp dụng ở một số doanh nghiệp. Theo đó, nhiều nơi đã cắt giảm nguồn nhân sự thiếu kỹ năng lao động, lao động không có tay nghề và tăng thêm trách nhiệm, chế độ đãi ngộ với khối nhân viên còn lại. Việc tuyển dụng nhân viên mới sẽ được xem xét trên hiệu năng công việc so với chi phí bỏ ra, từ đó giảm bớt tuyển dụng hoặc giãn thời gian tuyển dụng.

 Một số nhà kinh doanh bán lẻ đã tiến hành tái bố trí giờ giấc làm việc, tăng ca làm việc của nhân viên. Chẳng hạn, các siêu thị chỉ tập trung nhiều nhân viên bán hàng giỏi trong giờ cao điểm; các giờ khác trong ngày họ sử dụng nhân viên tập sự kèm vào. Các công ty không còn đầu tư dàn trải cho mọi nhân viên, chỉ tập trung các chế độ ưu đãi cho những nhân viên được xem là nòng cốt…

Ông Dương Tấn Phong lưu ý việc cắt giảm chi phí nhân sự, nếu không được cân nhắc kỹ, có thể ảnh hưởng đến chất lượng công việc tại doanh nghiệp. Ông Phong nêu ví dụ, một ngân hàng vì muốn tiết giảm chi phí đã thuê nhiều nhân viên tập sự đến làm thay công việc của một số nhân viên chuyên nghiệp. Hậu quả, một thời gian khá lâu sau đó, ngân hàng này vẫn chưa thể khắc phục được hết những sai sót trong công việc của nhóm nhân viên tập sự. Rốt cuộc, chi phí bỏ ra để khắc phục “sự cố” còn cao hơn tiền thuê nhân viên chuyên nghiệp.

Bên cạnh đó, ông Phong cho rằng nên có sự phân biệt giữa chi phí nhân sự và khoản đầu tư cho nhân sự. Chẳng hạn, có công ty đã cân nhắc chi phí thuê người nước ngoài, với mức lương cao gấp 10-15 lần lương phải trả cho nhân sự trong nước. “Nếu nhìn ở góc độ đầu tư cho nhân lực, công ty trên sẽ thấy rằng về lâu dài nhân viên nước ngoài này có thể giúp đào tạo, chuyển giao công việc cho nguồn nhân viên tại chỗ”, ông Phong nói.

Dưới góc độ pháp luật

Luật sư Đinh Quang Thuận, Hãng Luật VILAF - Hồng Đức, cho biết việc cắt giảm nhân sự (do doanh nghiệp làm ăn khó khăn, hoặc do áp dụng cải tiến trong sản xuất kinh doanh dẫn đến tình trạng dôi dư lao động) chỉ được pháp luật Việt Nam công nhận trong trường hợp doanh nghiệp thay đổi cơ cấu hoặc công nghệ.

Luật sư Thuận cũng lưu ý, trước khi cho nhân viên có thời gian làm việc tại doanh nghiệp đủ 12 tháng thôi việc, doanh nghiệp phải đào tạo lại họ để sử dụng vào những công việc mới. Nếu không giải quyết được chỗ làm mới cho họ, doanh nghiệp phải trả trợ cấp mất việc, cứ mỗi năm làm việc bằng một tháng lương, nhưng tối thiểu cũng phải bằng hai tháng lương.

Khi cho nhiều nhân viên thôi việc, doanh nghiệp phải lập danh sách các nhân viên sau khi thống nhất với ban chấp hành công đoàn và công bố cho nhân viên biết. Sau đó, doanh nghiệp báo cáo cho Sở Lao động - Thương binh và Xã hội và 30 ngày sau mới được cho nhân viên thôi việc.

“Trong trường hợp này, doanh nghiệp không phải làm thủ tục báo trước cho nhân viên 30-45 ngày. Tuy nhiên, các bước thủ tục khi cho nhân viên thôi việc phải được tuân thủ nghiêm ngặt. Bất kỳ một thiếu sót nào cũng có thể là căn cứ để tòa án hủy bỏ quyết định cho thôi việc, buộc doanh nghiệp nhận lại người lao động và thanh toán đầy đủ lương cho nhân viên trong thời gian họ không làm việc”, ông Thuận nói.

Theo luật sư Thuận, việc đào tạo lại nhân viên để tái bố trí vào những công việc mới chưa được luật quy định rõ là phải đào tạo lại trong mọi trường hợp khi cho nhân viên thôi việc, hay việc đào tạo chỉ thực hiện khi đã bố trí được chỗ làm mới cho họ. Vì thế, nhiều doanh nghiệp đã lúng túng vì quy định này. Tuy nhiên, ông Hồ Xuân Dũng, Phó trưởng phòng Lao động tiền lương, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội TPHCM, đã cho biết thêm việc cắt giảm nhân lực không phải với lý do thay đổi cơ cấu tổ chức và công nghệ (như thị trường mất ổn định, sắp xếp lại công việc cho nhân viên, công ty giảm sản lượng sản xuất…) vẫn có thể thực hiện được trên cơ sở chủ doanh nghiệp thỏa thuận với nhân viên về những bồi thường thỏa đáng, để hai bên cùng đồng ý chấm dứt hợp đồng lao động.

Chính sách lương-thưởng

Bà Nguyễn Thị Thu Giao cho biết, việc xây dựng chính sách lương - thưởng phải luôn hướng tới mục tiêu công bằng, để động viên nhân viên và thu hút nhân lực. Thời gian qua, một số công ty vì cần người nên đã tự ý tăng lương ngoài nguyên tắc, dẫn đến chuyện người mới vào làm có thể đạt được mức lương ngang bằng với người đã có quá trình làm việc 2 - 3 năm. Việc này, theo bà Giao, chưa thể nói là đúng hay sai nếu không xem lại mặt bằng lương của công ty có mang tính cạnh tranh trên thị trường lao động hay không.

“Nếu mức lương được trả tại công ty chưa mang tính cạnh tranh, công ty cần điều chỉnh lại để không phá vỡ hệ thống lương khi tuyển dụng người mới. Ngược lại, công ty nên từ chối tuyển dụng những nhân sự có đòi hỏi vô lý về lương bổng; tăng phụ cấp công việc cho nhân viên đang làm việc để họ cáng đáng thêm phần việc phát sinh, để có thời gian tuyển dụng những ứng viên ưng ý”, bà Giao góp ý.

Ông Dương Tấn Phong đưa ra nguyên tắc “Tam giác vàng” trong việc xây dựng hệ thống lương, nhằm tránh hiện tượng lạm phát tiền lương như đã xảy ra tại nhiều doanh nghiệp trong thời gian qua. Theo đó, nguyên tắc này sẽ xem xét ở ba góc độ:

- Mặt bằng lương nội bộ công ty: nhân viên mới có lãnh lương cao hơn nhân viên đang làm việc tại công ty?

- Mặt bằng công ty trên thị trường lao động: công ty đang ở tầm vóc, quy mô nào và mức lương trả cho nhân viên có phù hợp không?

- Mặt bằng lương trên thị trường: công ty có đang trả mức lương “ảo” do cần người hơn là vì chất lượng lao động không?

Bàn về các vấn đề thực tiễn khi xây dựng hệ thống lương, ông Hồ Xuân Dũng cho biết doanh nghiệp cần lưu ý hai điểm sau:

- Mức lương phải phù hợp với thị trường, quy định của pháp luật và thể hiện được trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp.

- Tiền lương phải gắn năng suất lao động với chi phí doanh nghiệp bỏ ra.

Theo đó, một mức tiền lương hợp lý trước hết phải thỏa mãn nhu cầu tối thiểu của người lao động (lương thực + đời sống tinh thần). Kế đến, mức tiền lương này còn phải được cân nhắc với mức tiền công trên thị trường và mức độ trượt giá. Về phía doanh nghiệp, mức tiền lương hợp lý sẽ giúp doanh nghiệp không bị phá sản các kế hoạch sản xuất kinh doanh, đồng thời thu hút và sử dụng lao động hiệu quả.

Từ góc độ quản lý nhà nước, ông Dũng cho rằng việc cắt giảm nhân sự để giảm chi phí tại các doanh nghiệp thường chỉ được thực hiện theo hình thức thỏa thuận, quy trình lại phức tạp nên thường gây nhiều rủi ro cho doanh nghiệp.

“Trên thực tế, doanh nghiệp không thể cắt giảm lao động nếu như không có thỏa thuận. Đối với các khoản lương, thưởng theo năng suất lao động, doanh nghiệp chỉ có thể cắt giảm khi đã có quy định cụ thể về những điều kiện được và không được hưởng các khoản này. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần đạt được sự thống nhất cao bằng văn bản, về việc cắt giảm chi phí này với tập thể người lao động”, ông Dũng nói.

VĂN HÓA

Giảm chi phí nhân sự - góc độ quản lý nhà nước.

Sắp xếp lại nhân sự theo hướng giảm:

- Thỏa thuận tạm hoãn hợp đồng lao động (điều 35, Bộ luật Lao động).

- Thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động (điều 36, Bộ luật Lao động).

- Chấm dứt hợp đồng lao động vì lý do thay đổi cơ cấu hoặc công nghệ (điều 17, Bộ luật Lao động).

- Ngừng việc và hưởng lương ngừng việc (điều 62, Bộ luật Lao động).

- Thực hiện quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động vì lý do hết hạn hợp đồng lao động (nếu có).

Cắt giảm chi phí tiền lương-thưởng:

- Tiền lương và các khoản do hai bên thỏa thuận, được ghi nhận trong hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, quy chế trả lương-thưởng: tiến hành trên nguyên tắc thỏa thuận lại tiền lương.

- Tiền thưởng theo năng suất, tiền thưởng theo điều 64, Bộ luật Lao động: căn cứ vào quy chế trả lương-thưởng để quyết định.

Kiểm soát chi phí nhân sự

* Ba quá trình:

- Thiết lập cơ cấu chi phí tối ưu.

- Xây dựng chi phí nhân sự hàng năm và trung-dài hạn (3-4 năm).

- Phân tích đánh giá chi phí nhân sự.

* Bốn nguyên tắc:

- Bảo đảm quan hệ bền vững giữa doanh thu, chi phí và lợi nhuận.

- Xác định cấu trúc chi phí tối ưu.

- Phân biệt chi phí tốt và chi phí xấu.

- Thiết lập hệ thống kiểm soát chi phí định kỳ.

* Công cụ kiểm soát:

- Báo cáo tài chính.

- Báo cáo nhân sự.

- Thông tin thị trường.

- Thông tin đối thủ.

* Quy trình thu gọn:

- Phân tích các công cụ kiểm soát.

- So sánh chi phí kỳ này với kỳ trước; so sánh với chi phí của công ty cùng ngành; so sánh với chuẩn chi phí chung trong ngành.

- Điều chỉnh kế hoạch kinh doanh và chi phí.