Sức mạnh của truyền thông nội bộ

Nhân viên thì tụm năm tụm ba nói xấu sếp, còn sếp thì luôn phải giải quyết hết mâu thuẫn này đến khúc mắc khác, luôn miệng cho rằng anh em không hiểu mình.

Với vai trò của mình, lẽ ra người lãnh đạo doanh nghiệp cần tập trung vào chiến lược kinh doanh, mở rộng thị trường, thay vào đó họ lại phải bận bịu với bao chuyện nội bộ. Theo các chuyên gia, vấn đề ở đây là doanh nghiệp chưa biết khai thác sức mạnh của truyền thông nội bộ.

Trong chương trình “Cà phê sáng thứ Bảy” lần thứ hai, do Hội Doanh nghiệp trẻ TPHCM tổ chức, người dẫn chương trình yêu cầu mọi người xé một tờ giấy làm bốn mảnh. Người thì cẩn thận gấp lại xé cho gọn ghẽ, người thì cầm lên xé ngay lập tức, có người lại chần chừ không biết nên xé vuông hay tròn, dài hay ngắn, thậm chí có người còn để nguyên cho đến hết giờ.

Cuối cùng người dẫn chương trình giải thích trò chơi xé giấy tựa như vấn đề truyền thông điệp. Mệnh lệnh trong doanh nghiệp thường là một chiều từ trên xuống dưới. Khi thông điệp đưa ra không rõ ràng, kết quả sẽ rất khác nhau, vì ít khi nhân viên hỏi lại, ngại hỏi, hoặc không dám hỏi.

Ông Nguyễn Khắc Huy, Phó tổng giám đốc tập đoàn Kinh Đô, cho rằng việc truyền đi thông điệp nội bộ phải đồng bộ và thống nhất với chiến lược, mục đích của doanh nghiệp, và cần phải rõ ràng, đi đúng vào vấn đề, đúng đối tượng. Người truyền đạt cần thể hiện được ý đồ của mình, để biến thông điệp thành hành động của nhân viên, nhằm đạt được kết quả mong muốn.

Theo ông Huy, các doanh nghiệp cần định vị mình để thiết lập truyền thông nội bộ một cách phù hợp, không nên áp dụng rập khuôn theo các công ty khác, vì mỗi doanh nghiệp có cơ cấu tổ chức và văn hóa khác nhau. Truyền thông nội bộ cần có sự tương tác đa chiều, xuyên suốt, không đơn thuần là những mệnh lệnh, vì mỗi cá nhân đều có nhu cầu được lắng nghe, được nói và được tôn trọng.

Ông Huy cũng cho rằng các nhà quản lý đừng quá chú trọng đến thông điệp mà quên đi thái độ, tình cảm của người tiếp nhận. Theo ông, mỗi nhân viên đều có mặt mạnh và mặt yếu, nên tập trung vào mặt mạnh của họ để tạo ra không khí, môi trường trong thông điệp nội bộ nhằm làm bật lên tính sáng tạo của tập thể, điều mà ông cam đoan sẽ nâng sức mạnh tổ chức lên nhiều lần.

Bà Lê Phương Phương, Giám đốc marketing Ngân hàng ANZ, kể: cách đây chưa lâu, khi tiếp nhận 10 sinh viên vào thực tập, một câu hỏi nảy ra trong giới lãnh đạo Ngân hàng ANZ là nếu tổ chức đào tạo và làm công tác truyền thông nội bộ tốt trong nhóm sinh viên này, thì kết quả mang lại sẽ như thế nào? Một kế hoạch chi tiết được vạch ra, với sự hỗ trợ của 25 nhân viên phòng kinh doanh, trong vòng ba tháng, nhóm sinh viên thực tập đã mang về cho ngân hàng khoản tiền gửi tiết kiệm 10 triệu đô la Mỹ.

Câu chuyện cho thấy một khi làm tốt công tác truyền thông nội bộ, làm cho người tiếp nhận thông điệp hiểu được họ cần làm gì, làm cho ai, cùng sự chuẩn bị đầy đủ, thì kết quả mang lại sẽ thật bất ngờ. Theo bà Phương, chính sự cởi mở và minh bạch là chìa khóa tạo nên sự thành công của truyền thông đa chiều. Ở ANZ, nhân viên chính là tài sản quý giá nhất, và truyền thông nội bộ trở thành một sợi chỉ xuyên suốt, được lập kế hoạch chi tiết hàng năm, với quan niệm nhân viên vui vẻ thì mới có khách hàng vui vẻ.

Dù doanh nghiệp trang bị đầy đủ điện thoại, e-mail, có trang web và cẩm nang nội bộ, nhưng theo bà Phương, những phương tiện đó vẫn không thể thay thế cho những cuộc gặp gỡ trực tiếp, mà ở đó nhân viên được phép nói không, được phép đề đạt ý kiến, đóng góp cho chiến lược của công ty, vừa giải tỏa được những vướng mắc trong công việc và trong cuộc sống.

Bà Phương cho rằng truyền thông nội bộ bắt đầu từ cấp trên, nhưng hiệu quả và quan trọng nhất là ở bộ phận quản lý cấp trung, vì việc ách tắc hay thông suốt trong vấn đề truyền thông nội bộ đều phụ thuộc vào bộ phận này.

Còn ông Đỗ Hòa, Giám đốc điều hành Công ty IME Việt Nam, cho rằng thông tin từ chiều này đến chiều kia dễ bị khúc xạ, biến dạng hoặc thông tin không đến nơi đến chốn, các bên nói sai những gì cần nói, nghĩ sai những gì được nghe. Chính sự méo mó thông tin sẽ gây sự ức chế, phát sinh ấm ức dẫn đến việc nhân viên nói xấu lãnh đạo, đồng nghiệp bằng những thông tin thêu dệt, làm suy yếu sức mạnh nội bộ.

Theo ông Hòa, lãnh đạo doanh nghiệp cần dành thời gian để tìm hiểu sự khác biệt giữa mình với nhân viên, tạo không khí để mọi người cảm thấy tin cậy, thoải mái khi trao đổi, tâm sự với nhau, để thấy rằng “không có gì đáng sợ khi chúng ta hiểu nhau”.