Tranh luận một cách đúng đắn

Sự khác biệt về quan điểm trong công việc là không thể tránh khỏi và cũng cần thiết cho cải tiến, giải quyết vấn đề, và cải thiện hiệu quả làm việc. Nhưng nhận thức được rằng hầu hết những bất đồng là có lợi cũng không làm cho sự khác biệt trở nên dễ dàng điều tiết.

Sự bất đồng với đồng nghiệp có thể khó chịu, và nếu xử lý kém, sẽ dẫn đến xung đột không hữu ích và thậm chí có hại. Tin tốt là với một chút kế hoạch, bạn có thể tránh được cuộc cãi vã và tìm ra câu trả lời mà mọi người đều đồng thuận.

Các chuyên gia nói gì?
Vì hầu hết mọi người đều không thoải mái khi bàn luận đến các vấn đề khác biệt, nên hiếm khi sự bất đồng có thể giải quyết suôn sẻ. "Hầu hết những xung đột đều được giải quyết qua vũ lực hoặc chia rẽ sự khác biệt đó", phát biểu của Jeff Weiss, một thành viên sáng lập của Vantage Partners, LLC.
Thật không may, cách tiếp cận này thường có nghĩa cả hai phía đều không vui vẻ với kết quả. Một bất đồng hữu ích phải bắt đầu từ trong tư duy. "Hãy tỏ ra bạn có điều gì đó để học, giả sử có một giải pháp sáng tạo hơn mà bạn vừa nghĩ ra", Weiss nói. Bằng cách bước vào cuộc thảo luận với tâm trạng cởi mở, bất kể lập trường của đồng nghiệp như thế nào, bạn có thể tìm thấy được nền tảng chung.
Tất nhiên, thực hiện việc này cần thời gian và sự chu đáo. Judith White, phó Giáo sư khoa Quản trị kinh doanh của Trường kinh doanh Tuck, cảnh báo rằng bạn nên "sẵn sàng đầu tư thời gian và suy nghĩ".
Dưới đây là một vài hướng dẫn giúp bạn biến một tình huống tiêu cực thành một tình huống tích cực.

Chuẩn bị
Chuẩn bị kỹ càng cho một cuộc tranh luận đòi hỏi phải biết được thái độ của bản thân và cố gắng hiểu rõ đồng nghiệp hơn. Trước khi tiếp cận đồng nghiệp, White khuyên bạn "nắm rõ những gì nằm dưới các ý định". Weiss nhận dạng 3 loại khác biệt giữa các đồng nghiệp:
1. Trọng yếu, trong đó bạn bất đồng với nội dung hay nhiệm vụ đang được giao
2. Liên hệ, khi sự bất đồng thực sự về quan hệ của bạn với đồng nghiệp
3. Tri giác, khi bạn và đồng nghiệp đang nhìn nhận vấn đề khác nhau
Hiểu được điều này có thể giúp bạn tiếp cận cuộc nói chuyện với tinh thần sáng sủa. Đầu tiên, nhận biết các loại bất đồng bạn đang có và kiểm tra xem đồng nghiệp có nhìn nhận nó theo cùng một cách.
Bất chấp bản chất của bất đồng, hãy cố gắng để cảm xúc của bạn ngoài cửa. "Bất đồng được giải quyết một cách tốt nhất bằng thái độ khách quan chứ không phải bằng cảm xúc", Weiss nói.
Chuẩn bị cũng bao gồm sự cân nhắc kỹ lưỡng về hậu cần. Lên lịch cuộc gặp mặt để bạn có đủ thời gian đi đến một kết luận. Hãy chắc chắn rằng cuộc nói chuyện có thể diễn ra mặt đối mặt trong một bối cảnh cá nhân. Đừng cố gắng giải quyết những bất đồng qua email, cách này không có ích trong việc truyền tải giọng điệu và sắc thái.

Tìm ra nền tảng chung
Hãy bắt đầu cuộc đối thoại khó khăn theo một cách đúng đắn, quan trọng là bạn và đồng nghiệp phải tìm ra điều mà cả hai đồng quan điểm. Có thể là một mục tiêu chung hay các quy tắc hoạt động mà hai bên tán thành. Cố gắng nói những điều đại loại như: "Chúng ta cùng muốn phát triển một kế hoạch để đưa công ty lên tầm cao mới" hay "Chúng ta đã nói chúng ta sẽ suy nghĩ kỹ về quyết định này".
Hãy chắc chắn là nền tảng chung là điều mà đồng nghiệp của bạn thực sự quan tâm đến, chứ không phải điều mà bạn nghĩ anh ta sẽ quan tâm. Trước khi tiếp tục, hãy kiểm tra sự đồng tình của đồng nghiệp. Bạn có thể cũng muốn khẳng định lại với anh ta rằng bạn rất coi trọng quan hệ đồng nghiệp. Điều này sẽ tái khẳng định với anh ta rằng quan điểm bất đồng không phải là vấn đề cá nhân.

Lắng nghe hết những gì đồng nghiệp nói Thậm chí cả khi bạn nghĩ bạn đã hiểu quan điểm của đồng nghiệp rồi, bạn nên nghe hết những gì họ phải nói. Hỏi các câu hỏi giúp bạn hiểu hết quan điểm của họ và xác định xem liệu bất đồng của hai bên có phải chỉ là sự khác nhau về lợi ích hay nhận thức.
Theo Weiss, điều này đòi hỏi bạn "ngừng tìm cách đối phó" mà hãy lắng nghe tích cực. Đừng chỉ nghe câu chuyện của họ mà còn tham gia vào nữa. Hãy cởi mở để tin tưởng cho đến khi sự giải thích của đồng nghiệp lộ ra một chi tiết thông tin quan trọng dẫn tới một giải pháp.
Ví dụ, nếu họ nói chỉ đang cố gắng làm cho sếp được vui, bạn có thể giúp họ khớp nối một giải pháp thích hợp với những mối quan tâm của sếp.
Khi bạn đã lắng nghe hết những gì đồng nghiệp nói, hãy chia sẻ câu chuyện của chính bạn. Điều này sẽ không được thực hiện theo cách "lập luận, phản biện" mà nên chú trọng vào việc giúp đỡ đồng nghiệp thấy hai bên đang xuất phát từ đâu. Nếu họ thách thức những diễn giải của bạn, hãy để họ nói cho hả giận và bộc lộ thái độ.

Đề xuất một giải pháp
Khi tất cả dữ liệu đã có, hãy đưa ra một giải pháp. Đừng đề xuất những gì bạn thoáng nghĩ ra, nhưng hãy sử dụng những thông tin mà bạn đã thu thập trong suốt cuộc hội thoại để đi đến một giải pháp tốt hơn.
Hãy nói với đồng nghiệp của bạn: "Anh đã nói A, và tôi đã nói B, có thể chúng ta hãy cân nhắc giải pháp C". "Đừng tỏ vẻ hiểu chiến", White nói. Nếu bạn không vui với giải pháp mà hai bên vừa đưa ra, hãy bảo đồng nghiệp cùng tham gia quá trình giải quyết vấn đề để đưa ra được một kết quả mà cả hai bên có thể thấy thoải mái.

Khi tình hình xấu đi...
Thậm chí với một cách thiếp cận được tính toán kỹ lưỡng, một số sự bất đồng vẫn trở nên xấu đi. "Hầu hết những cuộc đối thoại này biến thành cuộc chiến đấu khi nó trở thành vấn đề cá nhân", White nói.
Nếu ý kiến trao đổi của bạn trở nên nóng nảy, hãy đưa cuộc nói chuyện trở lại với những sở thích và mục tiêu chung của hai bên. Nhấn mạnh lại về cuộc đối thoại trong tương lai. "Anh không thể giải quyết xung đột bằng một vấn đề đã xảy ra, nhưng anh có thể khiến cho diễn biến trở nên sáng sủa hơn", White phát biểu.
Nếu đồng nghiệp của bạn phản kháng hay hung hăng, có lẽ tốt nhất là hãy nghỉ không tranh luận nữa. Bạn có thể dừng suy nghĩ để quan sát tiến trình của cuộc đối thoại. Cách quan sát "người ngoài cuộc" này có thể giúp bạn thấy được viễn cảnh của những gì thực sự đang diễn ra.
Bạn cũng có thể cố gắng thay đổi quá trình: bước lại phía bảng trắng, lấy ra một mẩu giấy để động não, hay thậm chí mời đồng nghiệp dùng đồ uống hay bữa tối để tiếp tục cuộc thảo luận. Điều này có thể giúp thay đổi động lực đã phát triển giữa hai bên. Nếu tất cả những cố gắng này đều thất bại, hãy rút lui và tìm một người thứ ba làm trung gian

Các nguyên tắc cần nhớ
Nên:
- Chú trọng vào những lợi ích và mục tiêu chung
- Hiểu bản chất của sự bất đồng trước khi gặp đồng nghiệp
- Giữ thái độ cởi mở để thuyết phục
Không nên:
- Tỏ ra bạn hiểu hết những ý đồ của đồng nghiệp
- Cố gắng giải quyết bất đồng qua thư điện tử
- Ngăn đồng nghiệp bộc lộ sự giận dữ

- Bài viết của Amy Gallo trên Harvard Business Publishing -