Nghĩ lớn, làm nhỏ, triển khai nhanh "Think big, do small, scale fast"

Quả là dễ dàng khi nghĩ đơn giản về một vấn đề lớn hơn là suy nghĩ sâu về những vấn đề nhỏ. Đó là thực tế.

Trong bài viết trước, một nhà lãnh đạo kinh doanh và một nhà lãnh đạo công nghệ thông tin đã yêu cầu bạn giúp đỡ trong việc xác định cách thức truyền tải một sáng kiến lớn sử dụng một phương pháp có chu trình nhanh và lặp lại. Để buộc phải suy nghĩ sâu sa, điều quan trọng là phải tập trung vào ba nguyên tắc cơ bản sau:

1. Tạo ra giá trị thương mại ngay từ đầu và thường xuyên. Điều này có nghĩa là xác định xem sự kết hợp giữa con người, quy trình, và sự thay đổi công nghệ nào cần được thay thế để đem lại lợi ích hỗ trợ cho các tình huống kinh doanh. Phần khó khăn nhất của bản phân tích này đang chuyển thành việc hiểu rõ lý do thực sự rằng các lợi ích vẫn còn đang tranh cãi và thực sự vẫn chưa đi đến hồi kết.

Trong nhiều trường hợp các lợi tích không phụ thuộc vào công nghệ mới bởi vì nguyên nhân cốt lõi chính là con người, chứ không phải công nghệ. Ví dụ, việc chuyển đổi sang hệ thống thu mua hàng toàn cầu phụ thuộc vào việc chuyển dịch thẩm quyền quyết định từ các vùng sang trung tâm toàn cầu. Một khi việc thâu tóm quyền lực được phân loại xuyên suốt, quy trình hỗ trợ và sự thay đổi công nghệ chỉ là tương đối nhỏ.

Tăng cường nhận thức được giá trị bằng cách xác định chuỗi các lợi ích - điều gì phải xảy ra để nhận thức được giá trị - và tạo ra sự phụ thuộc lẫn nhau.

2. Đưa ra một phần của giải pháp tối ưu vào mỗi dự án. Hãy tưởng tượng xây một ngôi nhà, một phòng đồng thời. Khi xây dựng xong, bạn cần phải biết chắc rằng ngôi nhà sẽ phù hợp với cuộc sống của bạn, hài hoà với khu vực xung quanh, và tiết kiệm nhất. Không cần đến một kế hoạch tổng thể, cửa chính có thể mở vào phòng tắm, lối đi duy nhất vào bếp có thể đi qua ga-ra, và các tiện ích khác có thể không phù hợp với kích thước của ngôi nhà hoặc, thậm chí tệ hơn nữa, không liên kết với hệ thống của thành phố. Như vậy, các hệ thống đòi hỏi một nền tảng vững chắc (phần cứng, hệ thống điều hành, bảo mật) và cần phải liên kết các quy trình kinh doanh, dữ liệu và các hệ thống hiện tại.

Thực hiện mọi thay đổi đồng thời đòi hỏi phải có khả năng nhìn vào quá khứ và tương lai với các quy trình kinh doanh, dữ liệu và công nghệ. Ví dụ, việc chuyển đổi thẩm quyền quyết định đòi hỏi chúng ta phải chuyển dịch một phần quy trình kinh doanh (ví dụ nguồn lực) sang trung tâm toàn cầu trong khi phải đảm bảo rằng việc đặt hàng ở khu vực vẫn tiếp diễn bình thường. Bởi vì thực thi đơn thuần kinh doanh đòi hỏi việc đơn giản hoá từ đầu đến cuối toàn bộ quá trình thu mua hàng hoá, bất kỳ sự thay đổi quá trình, dữ liệu và công nghệ cần phải được thiết kế theo cách "cắm vào và chạy" với mục tiêu rõ ràng.

Giải phương trình đa biến này thật là khó, do vậy cần phải biết chắc rằng bạn có những nhân viên thật sự -  với các kỹ năng về kiến trúc công nghệ thông tin, phân tích kinh doanh, và quản lý dự án - để giúp bạn phát triển khả năng hiểu rõ ở mức độ cao về những gì thích hợp và những gì cần phải xây dựng.

3. Kiếm tiền, nhưng chi tiêu hợp lý. Ở nhiều công ty, các cơ chế nội bộ đã vô tình khích lệ các dự án lớn so với các dự án nhỏ. Hãy cùng lắng nghe chúng ta thu được gì theo cách này:

Phê duyệt dự án: "Nhu cầu thì luôn bị dồn nén bởi kinh doanh toàn phần đòi hỏi một khi dự án đã được phê duyệt, thì việc kinh doanh miễn cưỡng bị mở rộng ra"

Tài trợ vốn: "Đổ lỗi cho kế toán! Khi tôi cố gắng mở rộng một dự án lớn, nghĩa là tôi đang chịu một rủi ro cao bị mất trắng nguồn vốn của một trong việc mở rộng đó bởi vì hoặc a) một ưu tiên cao hơn có thể xuất hiện hoặc b) tôi không thể đạt được một lợi nhuận trên vốn đầu tư đủ tốt do vậy tổ chức tài chính của tôi sẽ làm tiêu tan dự án đó".

Phần thưởng: "Tôi cảm thấy mình đã tham gia vào quá nhiều cuộc họp mà ở đó tôi đã đưa ra một kế hoạch hoàn hảo về những thành công có phát sinh lợi nhuận, chỉ bị đẩy sang một bên bởi các nhà lãnh đạo công nghệ thông tin hoặc các đối tác kinh doanh. Sau cùng, thì thành công ở đâu khi chỉ đạt được những tiến quá nhỏ?"

Nếu những rào cản đó vẫn còn tồn tại, thay vì cố gắng làm điều đúng đắn, hãy làm gì thực tế hơn. Hỗ trợ các chương trình lớn và nắm giữ nguồn vốn. Sau đó hãy chi tiêu nguồn vốn đó bằng cách phân bổ theo các giai đoạn dựa trên chu trình nhanh, kế hoạch lặp lại mà tạo ra giá trị trong cả quá trình.

Phải mất nhiều năm để tạo ra các quy trình và hệ thống kinh doanh hỗn độn và vụn vặt và cũng sẽ mất nhiều năm để sửa lại hệ thống đó. Điều đó đòi hỏi phải suy nghĩ sâu sa để tìm ra cách phát triển lớn hơn bằng cách phát triển từ nhỏ hơn. Nếu bạn mất quá nhiều thời gian và tiền bạc để cố gắng tìm ra giải pháp tối ưu, thì dường như nguồn vốn của bạn sẽ bị cạn kiệt và bạn sẽ phải chịu nợ nần với những gì bạn có. Hãy nên suy nghĩ ở quy mô nhỏ.

- Bài viết của Susan Cramm trên Harvard Business Publishing -