PHẦN 1: GIỚI THIỆU VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN

1. Giới thiệu

Tiêu chuẩn Quản lý Dự án (The Standard for Project Management) xác định các nguyên tắc quản lý dự án nhằm hướng dẫn các hành vi và các hành động của các chuyên gia dự án và các bên liên quan khác đang làm việc hoặc tham gia vào các dự án.

Phần giới thiệu này mô tả mục đích của tiêu chuẩn này, xác định các thuật ngữ và khái niệm chính và xác định đối tượng sử dụng tiêu chuẩn.

Tiêu chuẩn Quản lý Dự án bao gồm các phần sau:

- Phần 1 Giới thiệu.

- Phần 2 Một hệ thống của các giá trị bàn giao.

- Phần 3 Nguyên tắc Quản lý Dự án.

1.1 MỤC ĐÍCH CỦA TIÊU CHUẨN QUẢN LÝ DỰ ÁN

Tiêu chuẩn Quản lý Dự án cung cấp một cơ sở để hiểu về quản lý dự án và cách một dự án tạo ra các kết quả dự kiến. Tiêu chuẩn này được áp dụng bất kể ngành, vị trí, quy mô hoặc phương pháp tiếp cận (delivery approach) ví dụ như dự đoán, kết hợp hoặc thích ứng. Tiêu chuẩn Quản lý Dự án mô tả hệ thống mà các dự án hoạt động bên trong nó, bao gồm quản trị, các chức năng khả thi, môi trường dự án và các mối quan hệ giữa quản lý dự án (project management) và quản lý sản phẩm (product management).

1.2 CÁC ĐIỀU KHOẢN VÀ KHÁI NIỆM CHÍNH

Tiêu chuẩn Quản lý Dự án phản ánh sự tiến bộ của nghề nghiệp. Các tổ chức mong đợi các dự án mang lại kết quả bên cạnh các đầu ra (output) và hiện vật (artifacts). Người quản lý dự án được kỳ vọng phải cung cấp các dự án tạo ra giá trị cho tổ chức và các bên liên quan với hệ thống của tổ chức để cung cấp giá trị. Các thuật ngữ sau đây được định nghĩa để cung cấp ngữ cảnh cho nội dung trong tiêu chuẩn này:

• Kết quả (Outcome). Một kết quả cuối cùng hoặc hệ quả của một quá trình hoặc một dự án. Kết quả có thể bao gồm đầu ra và hiện vật nhưng có mục đích rộng hơn bằng cách tập trung vào những lợi ích và giá trị mang lại mà dự án đã thực hiện.
• Danh mục đầu tư (Portfolio). Các dự án, chương trình, danh mục đầu tư con (subsidiary portfolio) và các hoạt động được quản lý như một nhóm để đạt được các mục tiêu chiến lược.
• Sản phẩm (Product). Một hiện vật được sản xuất, có thể định lượng được và có thể là một sản phẩm cuối cùng hoặc một thành phần.
• Chương trình (Program). Các dự án liên quan, các chương trình con (subsidiary program), và các hoạt động của chương trình (program activities) được quản lý một cách đồng bộ để thu được những lợi ích mà có thể không có được từ việc quản lý chúng một cách riêng lẻ.
• Dự án (Project). Một nỗ lực tạm thời đã được thực hiện để tạo ra một sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả duy nhất. Tính chất tạm thời của các dự án cho biết sự bắt đầu và kết thúc của công việc dự án hoặc một giai đoạn của công việc dự án. Các dự án có thể đứng một mình hoặc là một phần của chương trình hoặc danh mục đầu tư.
• Quản lý dự án (Project Management). Việc áp dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào các hoạt động dự án để đáp ứng các yêu cầu của dự án. Quản lý dự án đề cập đến việc hướng dẫn công việc của dự án để mang lại các kết quả dự kiến. Các nhóm dự án có thể đạt được kết quả bằng cách sử dụng nhiều phương pháp tiếp cận (ví dụ: dự đoán, kết hợp và thích ứng).
• Người Quản lý dự án (Project Manager). Người được tổ chức thực hiện giao nhiệm vụ lãnh đạo nhóm dự án, chịu trách nhiệm đạt được các mục tiêu của dự án. Người quản lý dự án thực hiện nhiều chức năng khác nhau, chẳng hạn như tạo điều kiện cho dự án làm việc theo nhóm để đạt được kết quả và quản lý các quá trình để mang lại kết quả dự kiến. Các chức năng bổ sung được xác định trong Phần 2.3.
• Nhóm dự án (Project Team). Một tập hợp các cá nhân thực hiện công việc của dự án để đạt được các mục tiêu của nó.
• Hệ thống phân phối giá trị (System of Value Delivery). Tập hợp các hoạt động kinh doanh chiến lược nhằm xây dựng, duy trì và/hoặc phát triển một tổ chức. Danh mục đầu tư, chương trình, dự án, sản phẩm, và tất cả các hoạt động đều có thể là một phần của hệ thống cung cấp giá trị của tổ chức. 
• Giá trị (Value). Giá trị, tầm quan trọng hoặc tính hữu dụng của một thứ gì đó. Các bên liên quan khác nhau cảm nhận giá trị theo những cách khác nhau. Khách hàng có thể định nghĩa giá trị là khả năng sử dụng các tính năng hoặc chức năng cụ thể của sản phẩm. Các tổ chức có thể tập trung vào giá trị kinh doanh được xác định bởi các thước đo tài chính, chẳng hạn như lợi ích trừ đi chi phí đạt được những lợi ích đó. Giá trị xã hội có thể bao gồm sự đóng góp cho các nhóm người, cộng đồng hoặc môi trường.

1.3 ĐỐI TƯỢNG ĐỐI VỚI TIÊU CHUẨN NÀY

Tiêu chuẩn này cung cấp tài liệu tham khảo cơ bản cho các bên liên quan tham gia vào một dự án. Điều này bao gồm, nhưng không giới hạn, những người thực hiện dự án, nhà tư vấn, nhà giáo dục, sinh viên, nhà tài trợ, các bên liên quan và nhà cung cấp mà:

• Có trách nhiệm hoặc chịu trách nhiệm về việc cung cấp các kết quả của dự án;
• Làm việc toàn thời gian hoặc bán thời gian trong các dự án;
• Làm việc trong các văn phòng quản lý (PMOs) các danh mục đầu tư, các chương trình hoặc các dự án;
• Tham gia tài trợ dự án, sở hữu sản phẩm, quản lý sản phẩm, lãnh đạo điều hành, hoặc quản trị dự án;
• Tham gia quản lý danh mục đầu tư hoặc chương trình;
• Cung cấp các nguồn lực cho công việc của dự án;
• Tập trung vào việc phân phối giá trị của các danh mục đầu tư, các chương trình và các dự án;
• Dạy hoặc học quản lý dự án; và
• Tham gia vào bất kỳ khía cạnh nào của chuỗi cung cấp giá trị của dự án.